Communication is a skill
that you can learn. It’s like riding a bicycle or typing. If you’re willing to work at it, you can rapidly improve the quality of every part of your life.
– Brian Tracy
I speak to everyone
in the same way, whether he is the garbage man or the
president of the university.
– Albert Einstein
Communication
works for those who work at it.
– John Powell
Vi skal se på forskjellige sider ved kommunikasjon.
Det finnes mange måter å dele inn hva kommunikasjon kan bestå av. I denne sammenhengen har vi valgt å dele inn i fire hoveddeler: skriftlig kommunikasjon, muntlig kommunikasjon, selvsikker kommunikasjon og kroppsspråk.
Skriftlig kommunikasjon
Den skriftlige kommunikasjonen blir godt dekket inn i språkfagene i skolen. Vi tenker da på sjangre og sjangerkjennetegn, og hvordan en skal forholde seg til de forskjellige skjønnlitterære og sakpregede tekster. En viktig side ved det å skrive er å ta seg tid. Det er ikke alltid at det er så mye som skal til før teksten løfter seg flere hakk. Underveis kan det være lurt å stoppe opp og se seg tilbake. Se på hva som allerede er skrevet, og om det henger sammen med ideen som viser veien videre. Når teksten er ferdig, kan det være en god ide å gjennomføre femminuttersjekken.
Etter at du har sjekket for de ni punktene under, kan det være lurt å gjennomføre en ettersjekk: Les teksten høyt, la gjerne noen andre få lese og kommentere den. Kjør stavekontroll, men stol ikke fullt ut på at programmene kan luke ut alt. Sjekk navn på personer, steder og firma ekstra nøye. Vær innstilt på å gjøre forandringer selv om teksten er «ferdig».
Denne oversikten er lånt fra boken «Skriv enda bedre» av Lars Aarønæs (Aarønæs. L., (1999), Skriv enda bedre, Norge: Egmont Hjemmets forlag A/S)
…, og – …, men
Bindeord og bindetegn forlenger periodene mellom hvert punktum. Og, men, for, komma og tankestreker signaliserer at det kan være mulig å sette flere punktum i teksten. Punktum øker lesbarheten. Særlig komma/og (…, og) er misbrukt. Kombinasjonen kan slettes i 98 prosent av tilfellene. Erstatt med punktum.
Da/når – Og/å – enda/ennå
Du støter garantert lesere fra deg dersom du ikke lærer forskjellen på disse ordene. Husk den gang da og hver gang når, at og er et bindeord og å et infinitivsmerke. Enda er et gradsadverb (enda mer) og ennå er et tidsadverb som kan erstattes med fremdeles (vi er her ennå). Språkrådet likestiller enda og ennå som tidsadverb, men det er til din fordel å kunne skille mellom dem.
Ekko
Du ser det når det kommer på trykk: Du har gjentatt ord eller uttrykk for ofte gjennom teksten, kanskje både to og fire ganger. Har du brukt ordet «evaluere» eller uttrykket «slik vi ser det…» en gang, så la det bli med det. Finn synonymer som kan passe.
Fremmedord eller moteord
Dersom du ikke skjønner ordet du bruker, så gjør ikke leseren det heller. Kutt ut vanskelige fremmedord og moteord.
Ikkehikke
Mange tekster begynner å hikke av alle ikke-ne. Unngå særlig det som kalles doble nektinger: Vi kan ikke si at vi ikke er enige. God medisin: Skriv om teksten slik at ordet ikke forsvinner.
Man, en, du
Personlige pronomen er ofte upersonlige. Det virker fremmedgjørende når en fotballspiller eller leder i næringslivet omtaler seg selv som du i et intervju. I en tekst bør du byttes med jeg. De gamle man og en brukes fremdeles i oppstyltede tekster. Kutt dem ut.
Periodelengde (maks 25 ord)
Det er sjelden bra at perioden mellom to punktum varer i mer enn 25 ord. Server korte setninger, med en ting om gangen.
Substantivsjuke
Du skriver «foreta en avveining», i stedet for «avveie». Substantiveringer er unødvendige, de gjør teksten tyngre og signaliserer at du ikke bruker nok tid til å formulere deg godt.
Surrealisme
Forfattere bruker mye tid på å få lignelser, metaforer og retoriske grep til å lyde som de skal. Har du lite tid, så være varsom med hva du finner på. Se for deg det du prøver å beskrive. Henger det på greip?
Lytting
I en kommunikasjonssituasjon er det ofte slik at den bevisste lyttingen ikke er skrudd skikkelig på. «Jeg hører hva du sier!» signaliserer at samtalepartneren bruker hørselssansen, men det er ikke sikkert at det du sier blir skikkelig lyttet til. Lytting er noe helt annet enn å høre. Der det å høre er noe vi ikke kan slå av, hverken i våken eller sovende tilstand, er lytting noe vi må bestemme oss for å gjøre. Veldig ofte er det stor forskjell på om den vi samtaler med lytter eller bare hører. Det å lytte konsentrert blir ofte omtalt som aktiv lytting fordi det er en valgt handling, noe vi må konsentrere oss om å gjøre.
Å lytte kan gjerne beskrives i forskjellige nivåer. Her velger jeg å bruke Susann Gjerdes inndeling i tre nivåer, slik de er gjengitt i «Utdanningsvalg – karrierelæring og livsmestring». I denne sammenhengen bruker jeg betegnelsen fokusperson for den som formidler et budskap. Den som lytter har betegnelsen coach. Andre ord, som veileder og veisøker, elev og medelev, kan passe like godt.
Lytting på nivå 1
– Indre lytting
Det er gjerne vanlig å lytte med utgangspunkt i oss selv. Selv om vi lytter til den andre i samtalen, er det allikevel vi som er hovedpersonen i samtalen. Vi kaller det indre lytting fordi vi hører på våre indre tanker og behov i like stor eller større grad enn vi hører på det den andre sier.
Dette kan være både positivt og negativt. Dersom vi lytter på nivå 1 i en samtale med en venn som forteller noe, kan indre lytting medføre at vi ser for oss det vennen forteller om, assosierer det med egne opplevelser og tenker etter hva vi selv ville gjort i situasjonen. Dette kan være positivt, men det kan også bety at vi delvis har falt ut av lyttingen. I andre tilfeller kan det være at vi lytter bare for å kunne svare eller selv komme til orde med det vi vil si. Dette kan handle mer om å høre enn å lytte. Vi leter etter pauser der vi selv kan bryte inn.
Lytting på nivå 2
– Fokusert lytting
Når vi lytter på nivå 2, har vi aktivt flyttet oppmerksomheten mot den som er hovedpersonen i samtalen, nemlig fokusperson. Formålet er å virkelig lytte til det den andre sier, ut fra den andre sitt ståsted, situasjon i dag, ønsker og tiltaksforslag.
For å markere at vi lytter fokusert kan vi sette oss litt opp i stolen, eller kanskje lene oss litt fremover mot fokuspersonen. Det kan da være lettere å huske det som blir fortalt fordi vi ikke så lett havner i egne tanker. Det er her viktig at fokuspersonen ikke blir avbrutt underveis i det som blir sagt. Kom først med innspill der det føles viktig. Når vi lytter på denne måten, skal vi være nysgjerrige på den andres vegne. Vi er ute etter ordene og det viktigste i det fokuspersonen sier. Budskapet bør gjentas og oppsummeres av coachen, slik at fokuspersonen får bekreftet at budskapet blir oppfattet og kan ha mulighet til å gå dypere inn i problemstillingen.
Lytting på nivå 3
– Ikke-verbal lytting
Lytting på dette nivået er mye mer åpen. Vi er fortsatt konsentrert og empatisk til stede for fokuspersonen, men i tillegg til ordene skal vi legge merke til kroppsspråk, stemme og måten fokuspersonen forteller om problemstillingen sin. Som coach kan vi her kommentere og stille spørsmål til årsaken til skift i ansiktsuttrykk, stemmevolum eller kroppsholdning i løpet av samtalen.
Det går også an å lytte etter hvordan fokuspersonen legger trykket på enkelte ord eller deler av en setning. Nå vi lytter på dette nivået må vi forsøke å lytte med flere sanser enn det vi vanligvis gjør. Dette krever øvelse. Videre må vi sette ord på det vi legger merke til, slik at fokuspersonen også kan bli oppmerksom på det. Sist, men ikke minst, må vi legge merke til effekten det vi sier har på fokuspersonen, og bruke den observasjonen videre i samtalen.
Veksling mellom nivåer
Vanligvis vil det kreve at vi lytter på nivå 2 eller nivå 3 i en coachesamtale. Av og til kan det hende at vi blir så oppslukt av det neste spørsmålet vi skal stille at vi er tilbake på indre lytting. Da kan det lønne seg å tenke etter hvordan vi lytter og bevege oss tilbake til de andre nivåene.
Selvsikker kommunikasjon
Når du kommuniserer med andre hjelper det å tenke både på hva du opplever (tanker, følelser og oppførsel) og hva de opplever. Dette kan være det samme, forskjellig eller helt det motsatte av hva du opplever. Bare fordi du tror at de tenker noe om deg, betyr ikke nødvendigvis at det er sant. Vi prøver hele tiden å forstå oss på verden, men tankene våre er ikke alltid slik at de gir de riktige svarene på hva som foregår.
Tankene og emosjonene våre kan komme i veien for effektiv kommunikasjon.
Vi kan ende opp med å gjøre ting verre og rote til kommunikasjonen. Å være oppmerksom på våre egne reaksjoner og samtidig ha en forståelse for hvordan andre personer kanskje reagerer (deres tanker, følelser og reaksjoner) vil gi viktig kunnskap og hjelpe oss til å svare på en mer hjelpsom og effektiv måte.
Det er veldig lett å oppfatte ting feil eller misforstå hva den andre personen sier. Når vi reagerer på hva vi tror de mener, så kan de reagere på hva de tror vi mener, og slik fortsetter det.
Vi kan lære å være mer selvsikre og mer effektivt kommunisere hva vi virkelig ønsker å si, uten å gjøre den andre personen oppbrakt, og redusere misforståelser på begge sider. Målet er å oppføre seg og kommunisere mer selvsikkert, og redusere kommunikasjon på en passiv eller aggressiv måte, noe som ofte ikke er så bra.
Øv deg på å kommunisere effektivt og selvsikkert.
Det kan hjelpe å tenke på en person som du respekterer og som du tror oppfører seg og kommuniserer effektivt og selvsikkert. En som respekterer andre og seg selv, en som er varm og vennlig. Dette kan være en person du kjenner personlig, eller en som er berømt eller til og med en person fra en bok, serie eller film.
Du kan bruke denne personen som modell. Tenk deg at han er i en spesiell situasjon. Hvordan ville han løse denne situasjonen, hvordan ville det se ut? Tenk deg at du oppfører deg på en lignende måte, og gjør det. Øv på dette ofte.
I utgangspunktet betyr det ikke noe om du ikke føler for å være selvsikker, bare øv deg allikevel. Når du merker at du oppfører deg aggressivt eller passivt, bare legg dette på minnet, så forandrer du kroppsholdning, uttrykk og oppførsel til slik du tenker det er å være selvsikker. Det fungerer.
Passiv kommunikasjon
Dette kan være tegn på at du har en passiv kommunikasjonsstil. Selv om det ikke bare er negativt i alle sammenhenger, kan det være lurt å finne ut hvordan du kan kommunisere mer selvsikkert, og øve deg på det.
Vanlig oppførsel
Ettergivende, underdanig, snakker lite, vag uforpliktende kommunikasjon, snakker seg selv ned, roser andre.
«Jeg bryr meg ikke…det er greit…ja, ok»
Tanker om seg selv og andre
Du er ok, jeg er ikke ok.
Har ingen egen mening ut over at andre er viktigere enn en selv. Det betyr uansett ikke noe hva de tenker.
Øyne
Unngår øyekontakt, ser ned, kan ta lett til tårer, bedende
Kroppsholdning
Gjør kroppen mindre, lutende, høye skuldre.
Hender
Sammen, urolige, kan være klamme.
Konsekvenser
Lar seg overtale av andre, får ikke hva de ønsker, vil eller trenger, selvkritiske tanker, lei seg
Selvsikker kommunikasjon
Dette er tegn på at du har en selvsikker kommunikasjonsstil. Dette er også ferdigheter du kan øve deg på dersom du har mest av en av de andre kommunikasjonsstilene.
Vanlig oppførsel
Handlinger og uttrykk passer med det som blir sagt, bestemt, men høflig, klart budskap, respekterer seg selv og andre.
«Det er en god ide, og hva om vi gjorde dette også..» eller «Jeg ser hva du sier, men jeg vil gjerne..»
Tanker om seg selv og andre
Jeg er ok, du er ok.
Tror og oppfører seg som at alle de involverte er like, og at alle fortjener respekt. Ingen fortjener mer enn noen andre at ting blir gjort på deres måte.
Øyne
Varm, imøtekommende, vennlig, komfortabel med øyekontakt
Kroppsholdning
Avslappet, åpen, imøtekommende
Hender
Åpne, vennlige og passende bevegelser
Konsekvenser
Gode relasjoner til andre, fornøyd med resultater og med å inngå kompromisser
Aggressiv kommunikasjon
Dette kan være tegn på at kommunikasjonen din av og til, eller ofte er preget av å være aggressiv. Dette trenger ikke alltid å være noe negativt, siden det er viktig å kunne veksle mellom ulike måter å kommunisere på. Er det allikevel slik at de rundt deg ikke trives med måten du kommuniserer på, kan det være viktig for deg å øve på å oftere kommunisere selvsikkert i stedet for aggressivt. Det kan hjelpe på måten andre er i nærheten av deg.
Vanlig oppførsel
Sarkastisk, streng, alltid rett, overlegen, allviter, bryter av, snakker over andre, kritisk, latterliggjør, nedlatende, respektløs i forhold til andre. «Dette er hva vi skal gjøre, om du liker det eller ikke.»
Tanker om seg selv og andre
Jeg er ok, du er ikke.
Tror at de vet best og at de fortjener at ting blir gjort på deres måte, på den måten de ønsker at det skal gjøres. Andre og deres behov er mindre viktige.
Øyne
Smal, følelsesløs, stirrer, uttrykksløs
Kroppsholdning
Gjør kroppen større, står beint, holder hodet høyt, skuldrene ut, hendene på hoftene, føttene fra hverandre.
Hender
Peker
med fingrene, lager knyttnever, knytter hendene, hendene på hoftene
Konsekvenser
Får
fiender, gjør andre og seg selv oppskaket og ute av seg. Føler seg sint og irritert.
David JP Phillips
110 teknikker for å kommunisere og snakke for forsamlinger
David J Phillips har brukt syv år på å studere 5000 personer som har det til felles at de snakker for og i forsamlinger. Utvalget består både av amatører og profesjonelle. Han har funnet at det er 110 forskjellige ferdigheter som til sammen kan avgjøre om en taler er god, veldig god eller glimrende.
I denne filmen viser han frem noen av de ferdighetene han selv mener er de viktigste. Det som er fantastisk med dette er at han viser frem hva som skal til for å gjøre en presentasjon eller fortelling spennende og interessant, og at dette er noe det er mulig å øve seg på.
Mark Bowden
Viktigheten av å ikke være autentisk
Mark Bowden er kroppsspråkekspert, og i denne filmen snakker han om hvor raskt andre personer danner seg et inntrykk av deg. Han demonstrerer hva som skal til for å fremstå på forskjellige måter i møte med andre mennesker, og hvilke signaler vi underbevisst ser etter i møte med andre mennesker. Han sier at det er tre soner vi vanligvis plasserer mennesker i: likegyldighetssonen, vennskapssonen og potensiell partner.
Vanessa Van Edwards
Du er smittsom
Vanessa Van Edwards snakker i denne filmen om hvor avgjørende armbevegelser og ansiktsuttrykk er i vår kommunikasjon med andre. Det er viktig at håndbevegelsene henger sammen med det vi sier. I filmen sier Edwards at vi er smittsomme. Vi oppfatter andre personers emosjoner ikke bare gjennom hva vi ser og hører, men også ved hjelp av andre sanser. Vi kan fange andre personers emosjoner og så rasjonalisere hvordan det ble slik. Slik blir det viktig at vi vet noe om hvordan vi kan smitte andre mennesker med de riktige emosjonene.
Amy Cuddy Kropsspråket ditt kan forme hvem du er
Amy Cuddy snakker i denne filmen om hvordan tankene våre kan påvirke hvordan kroppen vår fremstår. Hun sier at dette fungerer begge veier, og at i sine forsøk har hun sett at måten vi bruker kroppen på også har stor innvirkning på hvordan vi tenker. Hun sier at ved å reflektere over hvilken kroppsholdning, så vel som innstilling, vi møter verden på, vil det ha stor effekt på hvordan omgivelsene oppfatter oss. Hun sier også at i møte med vanskelige utfordringer skal vi stå på og utfordre oss selv gang etter gang. Ikke bare “fake it till you make it,” men “fake it till you become it.”
Carol Dewck Kraften i å tro på at du kan forbedre deg
Carol Dweck snakker i denne filmen om betydningen av hva en selv tenker om det å lære nye og vanskelige ting. Hun snakker om to typer tankesett som er avgjørende for hvordan du angriper oppgaver og tenker rundt ting du ikke er sikker på om du får til. I det ene tankesettet som hun kaller “growth mindset” er du opptatt av prosessen og er innstilt på at selv om du ikke får noe til med det samme, så er ikke det begrensende for deg. Hun snakker om “the power of YET,” noe som betyr at det faktum at du ikke får til noe akkurat nå bare er en mulighet for å prøve helt til du mestrer det du ønsker å få til. Verdien av hardt arbeid og pågangsmot blir verdsatt. I det andre tankesettet, “fixed mindset, ” betrakter du det som et nederlag at du ikke får til noe med det samme. I stedet for å strekke deg, gir du opp eller holder på med oppgaver som er lette. Dweck sier at alle kan lære seg å bruke growth mindset og at det vil være til fordel for alle uansett kulturell eller økonomisk bakgrunn.